şükela:  tümü | bugün
  • günümüz iş dünyasında neredeyse bütün işlerin email üzerinden yapılması neticesinde, bazen gün içinde yüzlerce email gelebiliyor. bu kadar gelen emaili hem okuması hem sınıflandırması hem işleme alması ve cevaplandırması eğer kontrollü şekilde yapılmazsa, email denizi içinde kaybolmak, gereksiz emaillere çok zaman harcarken çok önemli emailler ile ilgilenememek, bir noktadan sonra ipin ucunu kaçırıp arkanızda sizi çok rahatsız eden bir email dağı ile yaşamak durumunda kalmak, emailleri bitirebilmek için fazla mesai, haftasonu gelip okumak gibi durumlarla karşılaşmak mümkün oluyor.

    bu noktada email yönetimi konusu önemli olmaya başlıyor. kullanabileceğiniz bazı teknikler ile email trafiğinizi altından kalkabileceğiniz şekilde yönetmek, iş yaşamınızı emaillerinize boğulmadan verimli şekilde geçirmek için birkaç tavsiye şu şekilde:

    ***************email okuma ve klasörleme***************

    asıl amacınız gelen emailleri gtd ilkeleriyle hemen okuyup ayrıştırarak gelen kutusunu sürekli olarak boş tutmak olsun. bunun için öncelikle gelen kutusu altına bir "yapılacaklar (to do)" klasörü açın. bunun altına da "takip (follow up)" ve "sonra (someday)" adında iki klasör daha açın. bunun yanında üzerinde çalıştığınız projeler, konular, işler için birer klasör daha açarak, arşivleme sisteminizi kurun.

    email akışınıza gelirsek, yeni gelen bir email sadece bilgi verme amacındaysa ve okuduktan sonra hiç bir şey yapmanız gerekmiyorsa, hemen alakalı olduğu proje/kişi/kurum vs. adına açtığınız arşiv klasörlerinde arşivleyin.

    gereksiz (spam, reklam veya alakasız/yanlış gönderilmiş) olanlarını hemen silin. spam gönderen adresleri bloklayıp bir daha o adresten email almanın önünü kesin.

    bazı adreslerden gelen (veya konusu belli bir anahtar kelime içeren) emaillerin doğrudan gelen kutunuz yerine seçtiğiniz bir klasöre gitmesini isteyebilir, böylece gelen kutusu temizleme işleminizi kısaltabilirsiniz. bu filtreleme özelliğini ilgili kuralları yaratarak kullanın.

    gelen kutusunda sadece hemen cevaplanabilecek, yapılabilecek veya başkasına delege edilecek, çok acil veya yapması 3 dakikayı aşmayacak mailler bırakın ve hemen aksiyon alıp yapın, bekletmeyin. yaptıktan sonra ilgili mailleri hemen arşivleyerek gelen kutusundan kaldırın.

    yapılacak işlerin olduğu ama bu kadar acil veya kolay olmayan mailleri ise bu yeni açtığınız klasörlere aktarın.

    a) yapılacaklar klasörüne çok acil veya çok kolay olmayan mailleriniz aktarılır. gelen kutusu boşaltma işlemleriniz bittikten sonra ilk döneceğiniz ve tamamlamaya çalışacağınız klasör budur.

    b) takip klasöründe işlem yaptığınız veya delege ettiğiniz fakat takip edilmesi de gereken işlerinizin olduğu, cevap beklediğiniz, şu noktada aksiyon almanızın gerekmediği ama ileride gerekeceği mailleri klasörleyin.

    c) sonra klasöründe ise aciliyeti ve cevaplanma mecburiyeti olmayan, sadece boş bir zamanınızda okumanızın gerektiği mailleri klasörleyin.

    işlemleri biten her maili, alakalı olduğu proje/kişi/kurum vs. adına açtığınız arşiv klasörlerinde arşivleyin. bu şekilde yapılacaklar, takip ve sonra klasörlerinizi de olabildiğince boş tutmaya çalışın.

    gelen mailleri olabildiğince geldikçe okuyup bu şekilde klasörlemek gelen kutunuzun boş ve zihninizde yapmanız gerekenlerin listelenmiş şekilde bırakır.

    ***************email yazma***************

    1. herşeyden önce daha az email yazın. bazen işleri telefon ederek halletmek çok daha etkili, hızlı ve pratik.

    2. yazıları olabildiğince kısa ve net tutun. gereksiz saygı ifadeleri veya konunun herkes tarafından zaten bilinen geçmişini emailde tekrarlamayın. tek satırlık emailleri sadece konu satırına yazıp eom kullanın.

    3. gerekli gereksiz herkesi cc'ye (bilgi) koyma huyundan vazgeçin. sadece cevap yazmasını veya harekete geçmesini istediğin kişileri to (kime) kısmına koyduğuna, sadece bilgisi olsun istediklerini cc'ye koymaya, bu ayrımı iyi yapmaya dikkat edin.

    4. to kısmına konulduğunuz tüm emaillere bir şekilde cevap dönmeye çalışın. düzgün bir yazılı cevap olur, anladım, teşekkürler olur, telefonla aramak olur vs.

    5. sürekli olarak benzer emailler yazıyorsanız, aynı maili tekrar tekrar yazmak yerine şablon emailler üretin ve elinizin altında tutun.

    6. konu kısmında gerçekten içeriği açıklayıcı düzgün ifadeler kullanın. karşı tarafın dikkatini çekmesi yanında sonradan klasörlerinizde arama yaparken de kolaylık sağlar.

    7. yazıyla anlaşmak her zaman yanlış anlaşılmalara ve normalde yüzyüze söylemeyeceğin şeyleri söylemeye, aslında bilmemesinin daha iyi olacağı kişileri o anlık sinirle cc'ye koymaya, yanlış birşey olduğunda ileride aleyhinize kanıt olarak kullanılmaya açık olduğundan dolayı, hassas konuları mümkün olduğunca email yerine yüzyüze tartışmaya gayret gösterin (aynı şey whatsapp grupları için de geçerli).

    8. hayatınızı emaillerin yönetmesini istemiyorsanız, sürekli olarak outlook'u açık tutmayın, telefonunuzdaki bildirimleri kapatın, sadece günün belli saatlerinde email kontrolü yaparak, gün içinde yaptığınız işlerde dikkatinizin dağılmasını engelleyin (aynı şey yine whatsapp grupları için de geçerli). aynı şekilde bütün gereksiz newsletter veya reklam gönderen hesapların aboneliğini kapatın, abonelik kapatılmıyorsa kullanıcıyı engelleyin, otomatik posta atan hesaplardan olabildiğince kurtulmak önemli.

    daha fazla bilgi için https://zapier.com/blog/outlook-tips-and-tricks/
  • ashton kutcher'ın yöntemi mantıklı duruyor, dinliyoruz, söz sende ashton:

    "when ı wake up...ı spend the first hour of my work not looking at email, and actually just writing out what it is that ı want to accomplish in a given day,” kutcher said. “and then before ı go through my emails, ı'll do all my outgoing, outbound stuff, which is what ı want everyone else to do for me. and then ı'll go and get reactive to whatever's going on."

    https://www.thriveglobal.com/…a&utm_medium=linkedin