şükela:  tümü | bugün
  • günümüz iş dünyasında neredeyse bütün işlerin email üzerinden yapılması neticesinde, bazen gün içinde gelen email sayısı 100'ü bulabiliyor. bu kadar gelen emaili hem okuması hem sınıflandırması hem işleme alması ve cevaplandırması eğer kontrollü şekilde yapılmazsa, email denizi içinde kaybolmak, gereksiz emaillere çok zaman harcarken çok önemli emailler ile ilgilenememek, bir noktadan sonra ipin ucunu kaçırıp arkanızda sizi çok rahatsız eden bir email dağı ile yaşamak durumunda kalmak, emailleri bitirebilmek için fazla mesai, haftasonu gelip okumak gibi durumlarla karşılaşmak mümkün oluyor.

    bu noktada email yönetimi konusu önemli olmaya başlıyor. kullanabileceğiniz bazı teknikler ile email trafiğinizi altından kalkabileceğiniz şekilde yönetmek, iş yaşamınızı emaillerinize boğulmadan verimli şekilde geçirmek için birkaç tavsiye şu şekilde:

    1. herşeyden önce daha az email yazmak. bazen işleri telefon ederek halletmek çok daha etkili, hızlı ve pratik.

    2. yazıları olabildiğince kısa ve net tutmak. gereksiz saygı ifadeleri veya konunun herkes tarafından zaten bilinen geçmişini emailde tekrarlamamak. tek satırlık emailleri sadece konu satırına yazıp eom kullanmak.

    3. gerekli gereksiz herkesi cc'ye (bilgi) koyma huyundan vazgeçmek. sadece cevap yazmasını veya harekete geçmesini istediğin kişileri to (kime) kısmına koyduğuna, sadece bilgisi olsun istediklerini cc'ye koymaya, bu ayrımı iyi yapmaya dikkat etmek.

    4. gelen emailler arasında gereksiz olanlarını hemen silmek. spam gelenlerin göndericisini hemen bloklayıp bir daha o adresten email almanın önünü kesmek.

    5. önemli olmayan ama arşivlenmesi gerekenler için arşiv klasörü oluşturup, bu önemsizlere hemen bakıp gözünüzün önünden kaldırmak.

    6. to kısmına konulduğunuz tüm emaillere bir şekilde cevap dönmeye çalışmak. düzgün bir yazılı cevap olur, anladım, teşekkürler olur, telefonla aramak olur vs.

    7. olabildiğince her emaili geldikçe okumak ve nasıl işlem yapılacağına karar vermek: yanıtlaması 2 dakikayı aşmayacak mailleri hemen yanıtlamak ve arşivleyip ortadan kaldırmak, mailde konuyla başkasının ilgilenmesi gerekiyorsa hemen o kişiye gerekli bir önyazı ile forwardlamak, yanıtlaması çok acilse önemli email olarak bayraklamak, eğer yanıtlaması bir miktar araştırma veya başkalarına sorma gerektiriyorsa ama acil değilse "mark as unread (okunmamış işaretle)" yapmak vs.

    8. klasörlemeyi iyi kullanmak, gelen emailleri kimden veya hangi konuyla/projeyle ilgili olduğuna göre ayrıştırmak.

    9. yazıyla anlaşmak her zaman yanlış anlaşılmalara ve normalde yüzyüze söylemeyeceğin şeyleri söylemeye, aslında bilmemesinin daha iyi olacağı kişileri o anlık sinirle cc'ye koymaya, yanlış birşey olduğunda ileride aleyhinize kanıt olarak kullanılmaya açık olduğundan dolayı, hassas konuları mümkün olduğunca email yerine yüzyüze tartışmaya gayret göstermek (aynı şey whatsapp grupları için de geçerli).

    10. hayatınızı emaillerin yönetmesini istemiyorsanız, sürekli olarak outlook'u açık tutmamak, telefonunuzdaki bildirimleri kapatmak, sadece günün belli saatlerinde email kontrolü yaparak, gün içinde yaptığınız işlerde dikkatinizin dağılmasını engellemek (aynı şey yine whatsapp grupları için de geçerli). ayni sekilde butun gereksiz newsletter veya reklam gonderen hesaplarin aboneligini kapatmak, abonelik kapatilmiyorsa kullaniciyi engellemek, otomatik posta atan hesaplardan olabildigince kurtulmak onemli.
  • ashton kutcher'ın yöntemi mantıklı duruyor, dinliyoruz, söz sende ashton:

    "when ı wake up...ı spend the first hour of my work not looking at email, and actually just writing out what it is that ı want to accomplish in a given day,” kutcher said. “and then before ı go through my emails, ı'll do all my outgoing, outbound stuff, which is what ı want everyone else to do for me. and then ı'll go and get reactive to whatever's going on."

    https://www.thriveglobal.com/…a&utm_medium=linkedin