organizasyon şeması ^*

• bir kurum, kuruluş ya da şirketin ana alt birimlerinin, bunlar arasındaki hiyerarşinin ve örgütlenme yapısının gösterildiği şema.
• geçenlerde görüşmeye gelen bir mühendis adayı tarafından "organizma şeması" olarak telaffuz edilen şey.
• bir şirkette alt üst ilişkilerin nasıl olduğunu, kimin kime karşı sorumlu olduğunu, hangi departmanların hangilerinin altında ya da üstünde çalıştığını, şirket içi görev takımları varsa bunların kimlerden oluştuğunu gösteren şema. teşkilatlanma olarak da bilinir.
• tc'nin organizasyon şeması için: (bkz: http://www.todaie.gov.tr/images/tcb.gif)
• türkiye 'de ki güzel bir örneği için;
  
  http://www.faideli.com/…ds/2007/01/organizasyon.jpg
• multi neyşınıl yani çok uluslu şirketlerde çok karışık bir yapı. sanırım sadece organizasyon şemasından sorumlu bir departman bile mevcut. zira anlamaya kalkman senelerini alıyor, tam anlamaya başlarken emeklilik yaşın geliyor ve bir bok anlamadan ayrılmak zorunda kalıyorsun.
  
  klasik aile şirketleri bu konuda çok şanslı. bir genel müdür, şirketin sahibinin- ki o da yönetim kurulu başkanı - oğlunun kısa ismi, muhesabe, satış ve pazarlama - pazarlamadan kasıt yine satış sakin olun, üretim, gerek varsa ithalat ihracat departmanı. şirket çağ atladıysa insan kaynakları yok aynı yerdeyse personel. bu. mis gibi. al eline bir a4 çiz göster.
  
  ama antin kuntin şirketlerde öyle değil bebeğim. bi defa yapı yatay olacak dikey değil yoksa ayıplanırsın, tuuuu senin gibi multi neyşınıla derler. yatay yapı başladı mı bil ki sikko sikko bölümler de başlar ki birinde de ben çalışıyorum, annem beni muhasebeci biliyor sakın gerçeği söylemeyin.
  
  els var, projekt menıcmınt var, korpırıt gavırnıns var, odit var, var oğlu var. doğrudan raporlama var, dotted line var, bok var püsür var. bazı şanslılar bu koca yapıda işyerinde ne iş yaptığı bilinmeyen çalışanolmayı başararak alkışlarla emekli olabilir, bazıları da tam tersine 10 tane patron 46 tane ülkeden sorumlu olup götü başı kaptırıp ortalama performanstan fazlasını alamayabilir.
  
  aradan 10 yıla yakın zaman geçtiğinde yeni mezun bankacı arkadaş gelir onur abi kabaca organizasyon şemasını anlatır mısın diye sorar, yavrucum çok kaba olacak ama amerika'da ismini bilmediğim bir patron var hepimizin kocası o, çok kabaca şema bu dersin. olmuşsundur artık sen.
  
  bu yıl organizasyon şemasında değişiklik düşünüyoruz. düşünün mnkym başka halta yaradığınız yok. iki tane mal da biz yükleyelim tıra da iş dönsün demeyin mnkym.
• (bkz: kısa ve öz)
  
  https://pbs.twimg.com/media/bgl9q2xccaakxra.jpg
• hiyerarşik bir yapısı vardır ve kendinizi değersiz hissettiğiniz günlerde yeriniz size şöyle gelebilir: https://pbs.twimg.com/media/bkjsfwdccaaphuh.jpg
  
  ha bir sürü üstünüz istifa etmesine rağmen sizin yeriniz sabitse yükselen ben değilim bak alçalan duvarlar şarkısını söyleyin.
• kültürel farklılıkar nedeniyle ülkeler açısından çeşitlilik gösterebilir.
• organizasyon şeması
  
  insan kaynakları sistemini yeni kuran işletmelerde organizasyon şeması bir nevi kılavuz kaptan görevini görmektedir. sıfırdan ik sistemini oturtmaya çalışan ve kurumsallaşmak için emeklemeye başlayan bu yerlerde kimin nereye bağlı olduğunu, ast-üst hiyerarşisini bir şemaya oturtarak bir nevi kullanım kitapçığı oluşturur. nasıl ki et tırnaktan ayrılmıyorsa organizasyon şeması da ''iş ve görev tanımı/analizi''nden ayrılamaz.
  
  peki organizasyon şeması nasıl oluşturulur?
  
  öncelikle sistemi sağlam temellere oturturken ve bu şemayı hazırlarken dikkat edilmesi gereken en önemli konu kişilere ve şahıslara bağlı değil departmana ve pozisyonlara bağlı kalmanızdır. bir diğer önemli konu küçük timlerin ve 15-20 kişilik grupların bir üst yöneticisi olarak ''takım lideri, personel şefi'' gibi bir birime bağlamanızdır. yalnız şunun altını önemle çizeyim özellikle türkiye'ye özgü her şeyin müdürlüğünü yapmaktan kaçının. fuzuli işler müdürü, çay ve kahve müdürü, dedikodu ve gıybet müdürü gibi...
  
  organizasyon şeması nasıl olmalı?
  
  sağlıklı bir şema oluşturabilmek için genelde şirketlerde bulunan temel departmanları bilmek gerekir.
  
  · idari işler: genel olarak yemek, servis, bakım, güvenlik, bilgi-işlem gibi iç hizmet ihtiyaçlarının giderilmesini sağlar. bazen insan kaynaklarının hizmetlerini de üstlenir. idari işler departmanlığının yan yana yürüdüğü en önemli departman insan kaynakları departmanlığıdır. bazı küçük ölçekli firmalarda bu departmanlık olmayıp servis-yemek gibi hizmetlerin ayarlanması işlemlerini ik'lar yapmaktadır. sağlıklı bir sistem ve kurumsal firmada kesinlikle idari işler ayrı insan kaynakları ayrı departmanlara ayrılmalı ve ikisi organizasyon şemasında yan yana çizilmelidir.
  
  · mali işler: muhasebe ve finans işlerini yürüten birimdir. gelen ve çıkan evrakların kaydını yapar. alacakların tahsilatını ve borçların ödemesini yapar. resmi dairelerle ve bankalarla ilişkileri yürütür. personellerin maaş ödemesini gerçekleştirir. kurumsallaşmamış bir çok şirkette ''muhasebe-personel ve özlük-insan kaynakları'' aynı cümle içinde kullanılmaktadır. belki işletmeniz küçüktür ve mali işler gibi genel tanımdan ziyade muhasebe departmanlığı oluşturabilirsiniz ama kesinlikle ve kesinlikle ''muhasebe ve insan kaynakları'' şeklinde akıllara zarar bir departman oluşturmayın. kariyer.nette yayınlanan bazı ilanlarda ''muhasebe ve insan kaynakları''nın aynı cümle içerisinde gördüğümde far görmüş tavşan gibi donup kalıyorum. biliyorum ki bu departmanlığı oluşturan kişi patronun kendisidir çünkü herhangi bir insan kaynakları personelinin bu 2 departmanı birleştirmesi veya ikisinin benzer özellik gösterdiğini sanması en masum tabirle mesleğine ihanettir. şemaya geri dönecek olursak eğer büyük şirketler için mali işler, küçük şirketler için muhasebe departmanlığını idari işler ve insan kaynaklarının yanına çizebilirsiniz. aralarında üst-ast değil yatay hiyerarşi olmalıdır.
  
  · personel ve özlük: günümüzde ki türk şirketlerinin %90'ının aile şirketi olduğu düşünülürse ve bu aile şirketindeki patronların gelişim-değişime bakış açısı düşünülürse her şirket için oluşturulması elzem olan bir departmanlıktır. hala daha günümüz şirketlerinin %90'ında personel özlük ayrı bir departman olarak görülmeyip organizasyon şemasına dahil edilmeyip adına ''insan kaynakları'' deyip geçilmektedir. şu ana kadar edindiğim iş tecrübesi ve gözlemlerime dayanarak söyleyebilrim ki turnover oranı yüksek olan sektörlerin (çağrı merkezi, özel güvenlik şirketleri) şirketlerinde ''personel özlük'' ve ''insan kaynakları'' iki apayrı departman haline getirilmiştir. bunun nedeni sirkülasyon yoğun olduğu için aday havuzu oluşturma, aday bulma, mülakatlar yani kısacası işe alım görevini insan kaynakları; yoğun sirkülasyon yaşayan aynı işletmenin işkur, sgk mevzuatı, işe giriş çıkış işlemleri, personel özlük dosyaları, puantaj ve bordrolamayı ''personel özlük'' yapmaktadır. bugün bile kariyer.net, yenibiris, secretcv'deki insan kaynakları ilanlarına baktığınızda puantaj, bordrolama, sgk mevzuat ve işe alım, oryantasyon, kariyer haritası gibi fonksiyonların hepsini aynı potada eritmeye çalışıyorlar. ilana bir giriyorsunuz ismi ''insan kaynakları'' ama adamların aradığı ''personel özlükçü'' oluyor. personel özlük ve bordrolama muhasebenin işi olmalıdır. yakın zamanda personel özlük ve insan kaynaklarını birbirinden ayırmak gerekiyor. mesela bir bordro uzmanı kişi mülakatlara giremez, girmemiştir ve mülakat tekniklerini bilemez. ik'cı dediğin personelde bordro yapmamalı. onun işi işe alım, mülakat, turnover raporlama, kariyer haritası oluşturma, performans yönetme, oryantasyon planı hazırlama, çalışan ilişkilerini düzenleme ve motivasyonu arttırma olmalıdır. her organizasyon şeması ardından görev tanımını da getirir demiştik. tek bir kişiye hem ''isg'ci ayrı, idari işler ayrı, bodrocusu ayrı, ik'cısının ayrı'' görev tanımları yaptırılmaya kalkılırsa her işe yetişilemez ve sağlıklı bir sistem olmaz. küçük işletmelerde ik'cıdan hepsi isteniyor. hangi birini yapacaksın? servis yemeği mi ayarlama, mülakat mı yapma, aday mı bulma, kariyer süreci mi açma, sgk giriş çıkış mı yapma, bordro mu hazırlama, iş sağlığı ve güvenliği önlemi mi alma, performans mı yönetme? organizasyon şemasını oluştururken ''personel ve özlük'' departmanını ''insan kaynakları'' ve ''idari işler'' departmanının yanına çizebilirsiniz. 3'ü yatay hiyerarşide olmalı ve muhasebe ile personel özlüğü dikey hiyerarşiye koyabilirsiniz.
  
  · satınalma: üretilecek olan ürün için gerekli hammadde ve aksesuarları satın almaktan sorumludur. işletmenin döngüsü için gerekli olan sarf malzemelerinin de alımını yapar. mali işler departmanlığıyla bağlantılı şekilde çizebilirsiniz.
  
  · üretim: ürün veya hizmetin üretilmesi için çalışan, verimliliği gözeten birimdir. fabrika gibi mal ve mamul üreten şirketlerde satış ve pazarlamayla birlikte en önemli birimdir. çağrı merkez, özel güvenlik, turizm gibi hizmet sektörlerinde şemanıza bu departmanlığı koyamazsınız.
  
  · satış: yurtiçi ve yurtdışı müşterilere hizmet üreten, bayilik teşkilatını yöneten, saha ziyaretleriyle satışları ve bayi sayısını artırmaya çalışan departmandır.
  
  sonuç olarak organizasyon şeması bir firmanın temel fonksiyonlarını belirten, nasıl yapılandığını gösteren, departmanların ve sorumluların birbiriyle ilişkisini gösteren tablodur. firmanın iş akışına ve birbirleriyle işbirliği ilişkilerine göre departmanlar ve alt birimler bu şemada yer almalıdır. en tepedeki yöneticiden başlayarak bir kuruluşta kimin kime bağlı olarak çalıştığını, işletmedeki hiyerarşiyi göstermelidir. çalışanlar organizasyon şemasına bakarak kime karşı sorumlu olduklarını ve hangi konuda kimlerle işbirliği yapabileceklerini kolayca anlayabilmelidirler. organizasyon şeması bir anlamda görev tanımlarını da ifade edecektir.