excel ipuçları

• özet: pratik excel ipuçları
  
  önsöz: aşağıda verilen bilgiler ms office 2010 sürümüne ait bilgilerdir. 2007, 2013 sürümlerinde de dorğudan geçerlidir (ya da ufak tefek değişiklikler gösterebilir) office 2007 öncesi için menü isimleri takip edilerek benzer işlemler yapılabilir.
  
  * bölmeleri dondur: çalışma sayfasında belirli satır ve/veya sütunların, sayfayı aşağı ya da sağa doğru kaydırırken sabit kalmasını istiyorsanız görünüm / bölmeleri dondur menüsünü kullanabilirsiniz:
  
  http://i.imgur.com/1ushki7.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/j3mj3o.png
  
  görselde sabit kalmasını istediğiniz satır ve sütunların kesişiminin güney doğusundaki (sağ ve alt) ilk hücre seçili iken bu menüyü seçmeniz gerekir. sadece satır için, sabit kalacak satırların altındaki ilk satırı en soldaki satır numarasından; sadece sütun için, sabit kalacak sütunların sağındaki ilk sütunu üstteki sütun harfinden seçerek menüyü seçiniz.
  
  * böl: görünüm / böl menü seçeneği ile aynı çalışma sayfasını enine ve boyuna 2'ye^* bölerek, tablonuzda çok aşağıda ya da çok sağda olan bilgileri daha üstteki ya da daha soldaki bilgiler ile aynı anda görebilirsiniz.
  
  http://i.imgur.com/jhn0gs2.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/7apn75.png
  
  bölme işlemi yaparak en alttaki bilgileri üste getirmek ya da karşılaştırmak gibi işlemleri bir yukarı bir aşağı gidip gelmeden rahatça yapabilirsiniz.
  
  * tümünü yerleştir: birden çok excel ile aynı anda çalışıyorsanız -dosya sürümleri farklı değilse- her iki pencereyi aynı anda yan yana görüntülemek için bu menü seçeneğini kullanabilirsiniz.
  
  http://i.imgur.com/xeaccu5.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/e3bdga.png
  
  eğer dosya sürümleri farklı ise (yani excel uyumluluk modunda çalışıyor ise) bu menü seçeneğine gerek kalmadan iki pencereyi açtıktan sonra en üstünden tutarak windows masaüstünün en sağına ve diğerini de en soluna çekerek yarımşar sayfaya yerleştirebilirsiniz. bu işlemi windows 7 ve üstü sürümlerde pratik şekilde yapabiliyorsunuz ve boyutu değiştirilebilir (kaynak kodlamasında fixed olarak ayarlanmamış) tüm pencereler için yapabilirsiniz. windows xp için ise (hala kullanan neden var anlamış değilim) yan yana ya da alt alta görüntülemek istediğiniz pencereleri ctrl tuşuna basılı tutarak seçebilir daha sonra ctrl tuşunu bırakmadan sağ tıklama ile istediğiniz biçimde sıralayabilirsiniz.
  
  * biçim boyacısı: belirli bir hücrenin ya da hücre grubunun biçimini^* başka bir hücre ya da hücre grubuna aktarmanın en pratik yoludur. biçimini almak istediğiniz hücreyi seçip biçim boyacısı butonuna bastıktan sonra biçimi iletmek istediğiniz hücre ya da hücreleri seçiniz.
  
  http://i.imgur.com/dq01ad6.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/y4aln6.png
  
  aslında yazıp yazmama konusunda çok düşündüm bu maddeyi, çok bilinen bir yöntem sonuçta ama aşağıdaki duyuruyu ve verdiğim cevabı incelerseniz ne kadar pratik işler yapılabileceğini görebilirsiniz:
  
  http://i.imgur.com/ylouxow.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/j3mjqq.png
  
  http://www.eksiduyuru.com/…iles/1426/1426873109.jpg
  
  biçim boyacısı ile ilgili son olarak şunu da eklemek gerekir; bir resim, şekiller menüsünden çizilmiş bir dikdörtgen, çizgi, ok vb. gibi tüm şekiller de biçim boyacısı ile birbirinin biçimlerine bürünebilir. yani örnek olarak 3 punto kalınlığında kırmızı bir dikdörtgeniniz var ve diğer tüm dikdörtgenlerin bu şekilde olmasını istiyorsanız biçim boyacısı tam aradığınız şey.
  
  * son yapılan işlemi tekrarlama: klavyenizin f4 fonksiyon tuşu ile excel'de son yapılan herhangi bir işlemi tekrar yapabilirsiniz. özellikle fare imlecinin çok hareket etmesi gereken işlemlerde (hücre birleştirme, hücre rengi, yazı tipi vs. gibi imlecin butona gitmesini gerektiren işlemler) size oldukça zaman kazandıracak bir işlemdir.
  
  * işlemi tersine çevir: elinizde bir satır dolusu bilgi var ve bunu sütuna çevirmek istiyorsunuz, ya da tam tersine sütundaki bilgileri satıra dökmek istiyorsunuz. o halde yapmanız gereken sağ tık menüsü özel yapıştır altında yer alan işlemi tersine çevir seçeneğini işaretlemek.
  
  http://i.imgur.com/gauv9cs.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/qeakvd.png
  
  office 2010 ve sonrası için özel: aynı işlem özel yapıştır alt menüsü ile daha pratik şekilde yapılabiliyor:
  http://i.imgur.com/hnkvgyk.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/reakzz.png
  
  * büyük bir tabloyu başka bir excel dosyasına kopyalamanız gerekiyor ama kopyaladığınızda sütun genişlikleri ve/veya satır yükseklikleri bozuluyor. bunun önüne şu şekilde geçebilirsiniz:
  
  1. ilk olarak hedef tablonun (yani yeni excel'in) sütun genişliklerini kaynak tablodaki gibi yapacağız. bunun için kaynak tablonun ilk satırının satır numarasına sağ tıklıyoruz ve kopyala diyoruz. (ya da sol tık ve ctrl + v)
  
  2. hedef tablomuza geçerek yine satır numarasına sağ tıklayarak özel yapıştır menüsünü seçiyor, açılan pencereden sütun genişlikleri seçeneğini işaretleyerek tamam diyoruz.
  
  3. sütun genişliklerini hallettik. şimdi sıra satır yüksekliklerinde. aslında bunu yapmak için ekstra bir işleme gerek yok. sadece tablomuzu kopyalarken hücrelerden tutmak yerine satır numaralarından tutup aşağı çekerek seçme işlemi yapmamız, hedef tabloya geçerek yine satır numarasına sağ tıklayarak yapıştır ya da kopyalanan hücreleri ekle seçeneğini seçmemiz yeterli.
  
  http://i.imgur.com/ixtraq9.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/gxd0ro.png
  
  * aynı çalışma kitabının içine, çalışma sayfasının aynısından bir tane daha kopyalamak: çalışma sayfanızın tıpatıp aynısını bir defa daha başka bir sayfa olarak kullanmak istiyorsunuz diyelim. genelde bu tip bir istek belirli bir formatın sürekli kullanılma ihtiyacından ileri gelebilir. böyle bir durumda yukarıdaki gibi kopyala - yapıştır işlemine göre çok daha pratik bir yöntem var.
  
  kaynak çalışma sayfasının en altında, sol kısımda yer alan safya adına (varsayılan sayfa1, sayfa2 ...) sağ tıklayıp taşı veya kopyala seçeneği seçilmeli, gelen ufak pencereden ise istenilen sıra seçilip en alttaki kopya oluştur seçeneği işaretlenerek tamam butonuna basılmalı. bu sayede tıpatıp aynı sayfadan bir tane daha oluşturmuş oluyoruz.
  
  bu ufak pencerede kitap bölümünden açık olan başka bir çalışma kitabına aynı sayfa kopyalanabilir. yani iki farklı excel dosyası arasında aynı sayfa kopyalanabilir. kaynak kitaptaki sayfanın kaybolmaması için yine kopya oluştur seçeneği işaretlenmeli ya da kaynak kitap kaydedilmeden kapatılmalıdır.
  
  * hızlı şekil ekleme: ekle menüsü altında yer alan şekil ekle seçeneklerinden öreğin ok ya da dikdörtgenden art arda birden fazla eklemeniz gerekiyor diyelim. böyle bir durumda defalarca ekle menüsünün altına gelip istenilen şekle tıklamak oldukça zaman alacaktır. bunun yerine istediğimiz şekle sağ tıklayıp çizim modunu kilitle seçeneğine tıklayarak aynı şekli esc tuşuna basana kadar defalarca çizebiliriz.
  
  http://i.imgur.com/oll6u4b.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/rq4zr7.png
  
  * bir tabloda yer alan çok sayıda resmi aynı anda silmek/yerini değiştirmek/boyutunu ayarlamak vs.: çalışma sayfanızın içinde çok sayıda resim var ve siz bunlara aynı anda, aynı işlemi yapmak istiyorsunuz. bunun için resimleri tek tek ctrl tuşuna basılı tutarak seçmeniz gerekir. ancak bunun yerine tümünü seçebilmek için çok daha pratik bir yönem olan şunu yapabilirsiniz:
  
  herhangi bir resim sol tık ile seçilir, ctrl + a tuş kombinasyonu ile tüm resimler ve şekiller seçilir. daha sonra tümünden çıkarmak istediğiniz resim ya da şekil varsa ctrl tuşuna basılı tutarken sol fare tıklamasıyla istediklerinizi çıkartabilirsiniz.
  
  * yazdıracağınız çalışma sayfası birden fazla sayfa olarak yazdırıldığında başlık satırının ve/veya sütununun tüm sayfalarda görünmesini isteyebilirsiniz. bunun için sayfa düzeni menüsünde yer alan başlıkları yazdır seçeneğini seçerek açılan pencereden üstte yinelenecek satırlar bölümünün en sağında yer alan ufak butona tıklayarak istediğiniz satır ya da satırları seçmelisiniz. sütun ya da sütunlar için de bir altta yer alan solda yinelenecek sütunlar bölümünü kullanabilirsiniz.
  
  http://i.imgur.com/lqntcca.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/gxd0p0.png
  
  * metni sütunlara dönüştür: bazen excel'e dışarıdan veri yapıştırdığınızda (örneğin bir pdf dosyasından ya da web sayfasından) satırlarda yer alan verilerin tümü tek hücrede toplanabiliyor. (satırlarda genelde problem olmuyor. enter ile aşağıya geçildiği için excel bunların ayrı satırlarda olması gerektiğini anlayabiliyor.) tek hücrede toplanan bu verileri sütunlara ayırmak için şu yöntemi izlemek gerekiyor:
  
  1. verilerin yapıştırıldığı sütunu en üstteki sütun harfine sol tıklayarak seçiyoruz. ardından veri menüsünün altında yer alan metni sütunlara dönüştür seçeneğine tıklıyoruz.
  
  http://i.imgur.com/i9nhqxm.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/3a3zg9.png
  
  2. açılan pencereden verimizin biçimine göre seçim yapıyoruz. eğer verimiz bir tablodan geldiyse ve bu tablodaki hücreler belli bir düzene sahipse genelde bu tip tablolar sabit genişlikli tablolar demektir. ilgili seçimi bu şekilde yapıyoruz. tablomuz belli bir düzeni takip etmiyor ancak verileri ayırt edecek bir ayraç (nokta, virgül, tire, alt çizgi vs.) gibi bir şey varsa sınırlandırılmış seçeneğini seçip ileri butonuna basıyoruz.
  
  3. her ikisi için de ileri butonuna bastığımızda verinin sütunlara bölünmüş bir önizlemesi pencerenin içinde belirecektir. bu bölümleri elle düzenlemek mümkün. eğer istediğimizin dışında bir bölünme var ise bunu düzenledikten sonra ileri deyip daha farklı seçenekleri görebilir ya da son deyip işlemi tamamlayabiliriz.
  
  elimizdeki veri yukarıdaki kriterlere uymuyor ise sütunlara dönüştürmek biraz zor olacaktır. biraz kurcalayarak çözüme ulaşabilir ya da bana özel mesaj atabilirsiniz.
  
  sonuç (sınırlandırılmış seçeneği ve virgül ayracı seçilmiştir.): http://i.hizliresim.com/6mevge.png
  
  * gruplandır: çalışma sayfasında sürekli göz önünde bulunması gerekmeyen, istediğimizde gizleyip ihtiyaç duyduğumuzda kolayca tekrar görüntülemek istediğimiz satırlar ya da sütunları veri menüsünün altında yer alan gruplandır seçeneği ile opsiyonlu hale getirebiliriz. bunun için opsiyonlu hale getirmek istediğiniz satırları ya da sütunları, satır numaralarından ya da sütun harflerinden tutarak seçtikten sonra gruplandır butonuna basıyoruz. ilgili satırlar ya da sütunların solunda ya da üstünde bir çizgi ve çizginin sonunda kare içinde bir eksi işareti belirecektir. bu eksi işaretine tıklayarak belirtilen hücreleri gizleyebilir, daha sonra oluşan artı işareti ile tekrar kolayca görüntüleyebiliriz.
  
  http://i.imgur.com/mgtv9df.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/zyabag.png
  
  * gizli satır ya da sütunları kopyalama işleminde hariç tutmak: birden çok satır ya da sütunu kopyalayıp başka bir yere yapıştırdığınızda arada bulunan gizlenmiş hücreler de bu seçime dahil olur ve yapıştırdığınız yerde görünür olarak yer alır. bunun önüne geçmek, yani gizli hücreleri seçmeden kopyalama yapmak için aşağıdaki yöntem uygulanabilir:
  
  1. kopyalamak istediğimiz alanı seçiyoruz.
  
  2. kopyalama işlemini yapmadan f5 tuşuna basıyoruz.
  
  3. açılan git penceresinin sol altında yer alan özel... butonuna basıyoruz.
  
  4. bu pencerede ise sağ tarafta bulunan yalnızca görünür hücreler seçeneğini işaretleyip tamam'a tıklıyoruz.
  
  5. görüldüğü üzere seçim penceresi değişti. bu haliyle kopyalıyoruz ve istediğimiz yere müthiş sol ayağımıznan yabıştırıyoruz.
  
  * sıfır (0) değerlerini gizlemek: sayısal bir işlem sonucu eğer sıfır ise bazen bu değerlerin görünmesini istemeyiz. bunun için aşağıdali yolu izlememiz gerekiyor:
  
  1. gizlemek istediğiniz sıfırların olduğu hücreleri (ya da komple satır veya sütunu) seçiyoruz.
  2. seçime sağ tıklayarak hücreleri biçimlendir seçeneğini seçiyoruz.
  3. sayı sekmesinde yer alan soldaki listeden isteğe uyarlanmış bölümüne geliyoruz.
  4. tür kutucuğuna 0;-0;;@ yazarak tamam butonuna basıyoruz.
  
  http://i.imgur.com/jql3vdo.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/byaxag.png
  
  * hücrelere yazılan değerlere birim eklemek ve bu verileri sayısal işlemlerde kullanmak: başlık saçma oldu ama anlatmak istediğim şu: örneğin bir sütuna ürünlerimizin ağırlıklarını yazacağız. mevcut hücre stillerinde kg. (ya da diğer ağırlık birimleri) yer almıyor. bu hücrelere 100 kg. yazınca da veri sayısal değer değil, metin gibi davranıyor ve sayısal işlemlerde kullanılamıyor. hem birim yazmak, hem de veriyi sayısal işlemde kullanmak için şunu yapmak gerekiyor:
  
  ilk olarak verileri yazıyoruz ya da verileri yazacağımız satır ya da sütunu belirliyoruz. daha sonra bu verilerin yer aldığı hücrelerin tümünü ya da doğrudan satır sayısına veya sütun harfine tıklayarak ilgili bölümü seçiyoruz. ardından bu hücrelere sağ tıklayarak hücreleri biçimlendir seçeneğine tıklıyoruz.
  
  sayı sekmesinde iken soldaki listeden en alta, yani isteğe uyarlanmış seçeneğine geliyoruz. daha sonra istediğimiz sayı tipini sağdaki listeden seçiyoruz. sayı tipinden kasıt virgülden sonra kaç hane olacağıdır. zaten mevcutta 0 ve 2 hane seçenekleri var. bunlardan birini seçip virgülden sonrasına istediğimiz kadar sıfır ekleyebilir ya da silebiliriz. istediğimiz tipi seçtikten sonra penceredeki tür bölümüne gelerek sayının arkasına veya önüne istediğimiz birimi tırnak işaretleri içerisinde yazıyoruz. örn: 0,00 "kg." birimin nasıl olduğu size kalmış. oraya isterseniz 0,00 "himmet dayi" da yazabilirsiniz.
  
  http://i.imgur.com/sgirtfo.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/nkdbdq.png
  
  * ve bir excel efsanesi düşeyara: en kullanışlı excel formüllerinden biri düşey aranın anlatımı:
  
  http://i.imgur.com/x9xfuka.png - alternatif: http://i.hizliresim.com/oeawm7.png
  
  bu anlatımı daha önce ekşi duyuru'da bir soru üzerine hazırlamıştım. buraya da yazmanın faydalı olacağını düşündüm. aslında formüllere bu entry'de girmeyecektim ama bu formül için istisnai bir durum hiç fena olmaz.
  
  edit: imgur linklerine alternatif hizliresim linkleri eklendi.