yönetici asistanı

• artık hakkındaki bu bilmem kaç milyon kez telefuz edilen ''bildiğin sekreteliktir.'' klişesine bir son verilmesi gereken meslektir.
  
  ne sekreter ne de yönetici asistanı olan bir insan olarak söylemeliyim ki; yönetici asistanı denen şey sekreterlikten çok farklıdır. çay söyleyen, toplantılarda not tutan, telefonlara cevap veren insan bildiğin sekreterdir. fazla bir şey yapmadıkları için genellikle asgari ücret alırlar. bir yönetici asistanı ise; sekreterin yapabileceği bütün bu ufak tefek işlerin yanı sıra; yöneticinin rusya'dan gelen misafirlerini karşıladıktan sonra kendileri ile bildiği yabancı dillerden hangisi uygunsa onu konuşabilmeli, toplantı için yarım saat içinde powerpoint denen programda muhteşem bir sunum hazırlayabilmeli, herhangi bir organizasyonda kıyafeti, saçı, başı, oturması kalkması, yemesi, içmesi, dansetmesi, iki lafı bir araya getirebilmesi ile sözkonusu organizayonda firmayı temsil edebilecek kadar zarif ve gerektiği zaman yönetici adına karar verecek kadar inisiyatif sahibi olmalıdır. etrafınızda gerçekten yönetici asistanı olan biri varsa sorun bakalım ne kadar maaş alıyor? ama maaşı sizinkinin en az 2 katıysa bunalıma falan girmeyin sakın, büyük ihtimal öyledir.
  
  lütfen artık zekeriya mefruşat'taki sekreter ile uluslararası bir holding'teki yönetici asistanını karıştırmaktan vazgeçin. bu yüzdendir ki birine sekreter, diğerine yönetici asistanı diyoruz. ha zekariya amca'ya da yönetici diyorsan, o başka tabi.
  
  ve sanmam ki yapması gerekenleri yapacak kadar nitelikli ve donamımlı bir yönetici asistanı, kendisine ''sekreter'' denilmesini kafaya takacak kadar gocunsun.
• şirket kurumsalda olsa, aile şirketi de olsa yönetici asistanı her zaman sekreterin üstündedir. bir yönetici asistanı olarak yaptığım işler
  
  - ajanda takibi. hele 1 den fazla yönetici ile çalışıyorsanı ve onlar ilk defa asistanla çalışıyorlarsa kafayı yedirtir insana. çünkü randevu verirler ve sizin haberiniz olmaz. adam randevum vardı diye geldiğinde kendisine beklemesini soylersiniz ama aslında yöneticilerinizden birinin kankasıdır neden beklettin derler ve olay olur.
  - telefonlara bakmak. genel sekreterler ve santral tarafından süzülüp gelen telefonları nasıl idare edeceğiniz size kalmıştır. bazılarına sakin, bazılarına sinirli, bazılarına şirin, bazılarına ise aptala yatarak cevap vermeniz gerekir.
  -yalan söylemek. eğer doğuştan yalancı değilseniz bu mesleği yapamazsınız.
  - sağlam sinirler. mümkünse hic siniriniz olmasın, her zaman güler yüzlü olun ve asla surat yapmayın
  - turizm, tur, otel, yiyecek içecek ve uçak konularında uzman olmak. uçağa 1 saat kala uçak bileti temin edip, vip veya cip de yer acmak
  - ailelerine karşı nazik olmak. herkes agzınıdan laf almak ister, eşleri yöneticileri sorar ama siz hiç bir zaman bilmemelisiniz onlar nerdeler
  - eski ve yeni bütün bürokratları tanımak, mümkünse onlarında sizi ismen bilmeleri, hatta özel kalemleri ile kanka olmak. yoksa asla randevu alamazsınız.
  - uluslararası bütün yazışmaları takip etmek, ingilizce ve bildiği diğer dilleri kullanarak misafirleri ağırlamak. yönetici sizin sayenizde prim yapar.
  - finansal ve mali tabloları kontrol etmek, özel ödemeleri takip etmek. gerektiği yerde ödemeler için imza yetkisi sahibi olmak.
  
  bunların dışında bir yönetici asistanı,
  - çalışanlar tarafından pek sevilmez. çünkü patronlara yakın olduğu için laf taşıyacağından korkulur. aslında tam tersi olur, sizi gidip yöneticiye sikayet ederler. bir yönetici asistanı asla ispiyonculuk yapmamalıdır.
  - diğer sekreterler tarafından dışlanır. maalesef sekreterler onların 2 katı maaşı alan insanı kıskanırlar.
  - asla paspal bir şekilde işe gelemez. herzaman bakımlı ve güleryüzlü olması gerekir.
  -herhangi bir departmana bağlı olmadığı için hiç bir zaman departmanların içinde olan eğlencelere veya aktivitelere çağrılmaz. çoğunlukla unutulurlar.
  -odalarında hep yalnız oturur. sıkıldıklarında konuşacak birileri veya geyik yapacak birileri asla bulunmaz.
  - pzosiyonu gereği cok insan tanır ve onlarla belirli bir diyalog kurması gerekir. kime nasıl davranması gerektiğini bilmezse işinden olur.
  - yılbaşlarında yöneticileri gelen hediye paketlerini bazen yöneticiler kendilerine verirler veya firmalar onlarada bir kutu gonderir.
  - ne kadar yüksek maaş alırsa alsın, ne kadar bilgili olursa olsun, bu ülkede onu coğunlukla sekreter hanımolarak tanırlar.
• aslinda yonetici asistani aka executive assistant dedigimiz hadise yurdum insani tarafindan yanlis anlasilmaktadir, daha pekcok meslekte de oldugu gibi. bir sekreterden farkli olarak yonetici asistani yabanci dil(mumkunse birden fazla), temel muhasebe bilgileri, halkla iliskiler, ve hatta psikoloji dallarinda da egitim alan kisilerdir. yoneticilerinden aldiklari direktifler dogrultusunda islerini yaparlar, ama pek cok konuda da inisiyatif kullanma yetkisine de sahiptirler. becerikli ve girisimci olanlari icin bu meslek yoneticilikten onceki ilk adimdir. ek olarak hicbir yonetici asistani unvanli kisi sadece telefona bakmaz.
• ülkemizdeki yeni yeni oluşma çabasında olan pek çok küçük ölçekli kurum tarafından kendilerine süslü, dil bilen, güzel giyinen, düzgün fizikli hizmetçi gözüyle bakılan kişilerin işi. işbu kurumların başındaki sığırların büyükbaşlarında üç paraya bi çok işi halledebilme düşüncesi önceliklidir. o yüzden yumuşak huylu olduğunu sezdikleri yeni mezun, tecrübesiz kızları hemen işe alırlar. bu tür kurumlarda genelde çaycı bulunmaz, yemek fişi dağıtılmaz. yönetici asistanı, acar olması beklenen kızımızın, ofisin altından girip üstünden çıkarak orayı "çevirmesi" istenir. gerekli yazışmaları ve telefon görüşmelerini de yapan bir tür paralı ev kızı olmaktır bu durum. yani patron afedersiniz "gel götümü yelle kızım" dese onu da hizmet aşkıyla yapmanız bir şeref meselesidir, kuşkuyla yaklaştığınız takdirde işinize ve patronunuza olan sadakatiniz yara alacaktır. o yüzden mesela benim patronumun yönetici asistanlığını yapmaya ıkındığım dönemde bir cumartesi sabahı kız arkadaşıyla gelip, günaydın bile demeden "kahvaltı yapmadık!" dediğinde yüzümde beliren dumur ifadesini gizleme çabalarım sonuçsuz kalmıştı. bu istek üzerine hemen mutfakta dört dönmeye başlayan diğer "yönetici asistanı" kızın aktif dinamizmi yanında portakal sıkacağına beceriksizce abanırken beynimde yükselen "ben ne yapıyorum?" sorularını beyhude bastırmaya çalışmış ve buzdolabından hıyar çıkarıp doğramış, üzerine limon sıkarken hıyarla empati kuragelmiştim. sonra o tepsileri elim titreyerek patronun odasına götürmüş ve hıyarları söğüş doğrama ikazı alarak mutfağa geri yollanmıştım. söğüş yani, dikine dikine böyle...sonra olmadı tabi..yürümedi...işe alırken "çok iyi yazmışsınız, anadiliniz gibi demektir çok iyi bunu biliyor musunuz?" ayarını verdiğinde aslında arkadaşların "doldur lan! yaz olm herkes yazıyo sen de yaz!" gazıyla çok da dürüst davranmamış olmanın verdiği utancın yerini, patronun çok iyi fransızca bilen ve çok iyi hıyar doğrayan birini istemesinin verdiği o derin boşluk duygusu almıştı. ben o canım sebzeyi doğrarken "nooon je ne regrette rieeeen!" diye şansonlar söylemiyordum, içimden ana avrat anadilimde düz gidiyordum, bu belli oluyordu tabii, negatif vibrasyon saçıyordum güzide müesseseye. o kısacık yönetici asistanlığı yaşantımdan sonra hıyar doğramanın, ıhlamur kaynatmanın ve domates soslu biftek pişirmenin sanat koleksiyonerliği kariyerindeki yeri konusunda kendimi çok kez sorguladım, ben acaba kendini beğenmiş bi frankofon bozuntusu muydum, yoksa patron bifteği sulu yaptığım için arkadaşına, "işte fransa'da eti böyle pişirirler, kurutmadan, sosun içinde bıdı bıdı" diye hava atarken bana moral mi vermeye çalışıyordu? bu sorulara net bir cevap bulamadım. kendimi çok yalnız hissettim.
  bugün bir arkadaşım aynı mesleğe bu kadar absürd olmasa da benzer nedenlerden dolayı veda etmek zorunda kaldı. yine bugün tvde sanırım birol güven'in senaryosunu yazdığı bir dizide "yönetici asistanı diye girdim, bütün gün çay-kahve yapıyorum!" diye bir replik geçiyordu, sanırım arzu balkan'ın rolü idi.
  bu işe girenler patronlarının haftada altı gün çalışacak bir "kadın" tutuyor olup olmadıklarını bilerek girsinler.
• bir zamanlar bendim...
  
  hakkında cahil cahil konuşanların maaşlarının birkaç katını kazanan, üniversite mezunu, yüksek lisansını yapmış, çevresi müdürler, genel müdürler ve kodamanlarla dolu minnoş insanlardır.
  bazılarının kendi sekreterleri olur. kariyer açısından önü açıktır, yeterince tecrübe edindikten sonra şirkette başka bir görev alabilir.
  genel müdürle birlikte birçok toplantıya girdiği için olan biten bütün mevzulara hakimdir. herhangi bir müdürün kovulacağını önceden öğrenir. genel müdürün olmadığı zamanlarda belirli alanlarda inisiyatif kullanma ve olaylara müdahale etme yetkisi vardır.
  şirkette hangi bölümde ne işler döner, kim tam olarak ne yapar yakından bilir. aylık ve haftalık sunumları hazırlar, ik'dan gelen raporları görür, kim ne maaş alıyomuş bunlar hep elinden geçer, şirketin yapısına göre artık...
  iş hayatına yeni gireceklerin yönlerini bulması için, kurumsal şirketlerde olmak kaydıyla, çok isabetli bir başlama noktasıdır bence. sağlam tecrübe edinirsiniz.
  
  bazı insanların 'sekreter' demeye bayıldığı kişidir nedense. biz inşaat mühendislerine tekniker diyor muyuz? işte bunlar hep cehalet.
• sorumlulugu yuksek ve stresli oldugunu gozlemledigim bir meslektir, yapilan isler "pis" degil, yoneticinin yapmaya vaktinin olmadigi, konsantre olamadigi islerdir. yonetici asistani neredeyse yoneticinin o gunun neler yapabilecegini yonlendirir, eger basarisizsa yoneticinin basarili olmasi biraz zordur.
  
  edit: bu gozlemin yapildigi yer turkiye degildir ve ben de yonetici asistani degilim.
• sekreterlikten farkı, gerçek yönetici asistanlarının kendi sekreterlerinin olmasıdır.
• bir dönem çalıştığım şirkette mevcut olan pozisyon. hatta yaran bir olaya da imza atmıştı kendisi:
  
  şirketin aynı zamanda genel müdürü de olan patron odasına geçmektedir. asistanı ayağa kalkar ve "merhaba x bey isterseniz verin telefon faturanızı ben yatırtayım siz uğraşmayın" der. giyim kuşamına önem gösteren bir canlı olan patron kişisi sert bir ifadeyle "ne faturası kızım?" diye sorar. asistan kızımız görür ve arttırır: "ceket cebinizdeki turkcell faturası değil mi x bey?". patron bunun üzerine daha da mor bir suratla kızım fatura falan değil o mendil ya hu mendil diye söylenerek odasına girer. asistanımız ise patronun mavi beyaz çizgili ceket mendilini turkcell faturası sanmanın tuhaflığı ile mavi ekran konumunda uzun süre kalır.
  
  edit: imla
• gerçekten yönetici asistanı vasfını taşıyanlar ve bu donanıma sahip olanları hiç iş aramazlar çünkü düşünüldüğünde yapılabilecek en garanti iştir. çünkü yapılan iş sektörlerden bağımsızdır ; iş hayatı devam ettikçe her zaman başarılı bir yönetici asistanına ihtiyacı olan bir yönetici olacaktır. bu arada dizilerde gözüktüğü gibi efendim efendim diye patronunun arkasında beyaz fırfırlı gömlek siyah etek şeklinde garson gibi gezmezler. basın toplantıları, müşteri yemekleri, lansmanlarda genel müdürün hep yanındadırlar, ancak direktörlerin girebileceği ortamlara çok rahatça girerler ve patron yarısıdırlar, ona göre muamele görürler!
• yöneticiye bağlı olarak görev tanımları farklılık gösteren kişi. kurumsal ve profesyonel şirketlerde "her şeyi çekip çeviren, gerektiğinde insiyatif kullanan, çalışanlar arasında koordinasyonu sağlayan" biriyken; elini suya sabuna sokmaktan hatta kendi bilgisayarında yazı yazmaktan kaçınan/aciz yöneticilerle çalışanları daha çok "telefonlara bakan, yazışmaları yürüten, patronunun işinden ve hobilerinden maksimum keyif almasını sağlamak için ayak işlerini yapan, fotokopi çeken, patronunun ve karısının (evet karısının) vergi iade zarflarını dolduran" biri olabilir.
  
  yaptıkları iş maddi-manevi tatminkar olmayan, içinden küfretmek geçerken gülümsemek zorunda, modern kölelik sisteminin bıkkın birer parçasıdırlar.